In der 3. Förderperiode von "Demokratie leben!" werden Teams in den Programmbereichen "Entwicklung einer bundeszentralen Infrastruktur" und "Innovationsprojekte" durch die Fachstelle Qualität (FSQ) im Projektmanagement begleitet. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf den neuen Projekten im Bundesprogramm sowie auf dem Transfer von der Projektidee in die Regelstrukturen der beiden Programmbereiche.
Im FSQ-Team arbeiten Eva Bengert als Beraterin und Felix Schmitt als Projektleiter. Im Interview sprechen sie über Herausforderungen und geben einen ersten Einblick in den Start des Sondervorhabens.
Magazin: Im Januar 2025 hat die 3. Förderperiode von "Demokratie leben!" begonnen. In welchem Tätigkeitsbereich liegt denn der Fokus beim Projektstart?
Felix Schmitt: Für uns ist es tatsächlich der Aspekt Projektsteuerung, also eine Aufgabe, die klassischerweise bei der Projektleitung liegt. Diese schaut auf die übergreifenden Ziele im Projektantrag und nutzt sie als Steuerungsinstrument.
Bei den Projekten im Bundesprogramm "Demokratie leben!" ist es beim Projektstart oftmals so, dass sich die Teams finden, Strukturpläne erstellt und Meilensteine definiert werden. Unsere Erfahrung ist: Je ausgeklügelter die Antragsidee bereits war, desto früher kommt es zu relativ festen Vorgehensweisen. Aus unserer Sicht ist es hier wichtig, änderungsbereit zu bleiben. Und der Blick auf die übergeordneten Ziele kann helfen, sich sozusagen nicht einschnüren zu lassen.
Eva Bengert: Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Team-Konstellation beim Projektstart. Das Team findet sich und erstellt eine Basis für die Zusammenarbeit. Dazu gehört das Klären von Verantwortlichkeiten und ein grundlegendes Aufgabenmanagement. Bei den Projekten, die beispielsweise ortsungebunden arbeiten oder unterschiedliche Standorte haben, sind natürlich digitale Tools ideal, um die Arbeit gut zu unterstützen.
Magazin: Gibt es hier Beispiele?
Eva Bengert: Wir selbst arbeiten mit dem Tool Stackfield, und von unserem Vorgängerprojekt, der Projektewerkstatt für Qualitätsprozesse (PWQ), gibt es bereits eine Übersicht zu verschiedenen Tools und deren Einordnung. Dieses Dokument (externe PDF-Datei) kann kostenlos heruntergeladen werden.
Magazin: Was sind wichtige Kriterien für einen erfolgreichen Projektstart?
Felix Schmitt: Dazu gehören so einige Klassiker, angefangen mit der Herstellung der Arbeitsfähigkeit im Projektteam, was Verträge, aber auch die technische Ausstattung betrifft. Die Kommunikationsinfrastruktur muss eingerichtet werden, also Serviceadressen oder E-Mail-Verteiler. Eine gute Außenkommunikation und die Erreichbarkeit für die Zielgruppen sollte zudem möglichst früh sichergestellt werden, dazu gehört die Webseite und eine persönliche Vorstellung bei der eigenen Zielgruppe durch Mailings und andere relevante Kommunikationskanäle.
Aus unserer Sicht sollte damit nicht zu lange gewartet werden, denn mitten im Projektstart fallen noch einige andere konzeptionelle Aufgaben an. Aus Erfahrung ist es besser, schon früh Kontakt mit Projektpartnerinnen und -partnern aufzunehmen und gegebenenfalls auf einen späteren Gesprächszeitpunkt zu verweisen. Das ist besser, als Anfragen am Anfang komplett ins Leere laufen zu lassen oder eben für eine längere Zeit unsichtbar zu sein.
Eva Bengert: Was sich an die Team-Konstellation anschließt, ist der sogenannte Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Vielleicht gibt es Teammitglieder, die nicht nur neu im Projekt, sondern auch neu beim Projektträger sind. Da stellen sich die Fragen: Sind alle auf dem gleichen Informationsstand und haben das gleiche Verständnis vom Projekt? Was sind die teaminternen Rollen? Welche Aufgaben gibt es? Welche Vereinbarungen sollten getroffen werden, zum Beispiel beim Thema Besprechungen? Wie werden diese dokumentiert? Gibt es Feedback oder Änderungen?
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Programmstruktur von "Demokratie leben!" und mögliche Unterstützungsangebote. Wir sind im Rahmen dessen als "Fachstelle Qualität" ansprechbar.
Magazin: Gibt es bestimmte Hürden, die das FSQ-Team beobachtet hat?
Eva Bengert: Hürden können sich natürlich immer entwickeln, müssen aber nicht zwangsläufig vorhanden sein. Aus bestimmten Startgegebenheiten entwickeln sich manchmal Hürden, zum Beispiel, wenn nicht gleich alle Projektstellen besetzt werden können. Es entsteht Druck für die Projektziele oder in der Umsetzung von Maßnahmen. Das kann zu einer Überforderung führen.
Es können auch Schwierigkeiten bei der Projekteinbindung in die Trägerstruktur auftreten. Mitarbeitende nehmen Doppelrollen ein, also zum Beispiel als Projektleitung und dann noch im Vereinsvorstand. Da stellt sich die Frage: Wie sind eigentlich verschiedene Rollen unter einen Hut zu bringen?
Felix Schmitt: Es kann auch vorkommen, dass der Projektantrag maßgeblich von einer Person verfasst wurde, die später nicht mehr im Projektträger tätig ist. Das Projektteam arbeitet dann an einem Projekt, das es nicht selbst entwickelt hat. Die Personen im Team bringen vielleicht ganz unterschiedliche Erfahrungen in Bezug auf die Trägerorganisation oder das Bundesprogramm mit. Hier ist ein gutes Wissensmanagement innerhalb der Trägerorganisation essenziell. In größeren Organisationen gibt es oft gewachsene Strukturen dafür, aber bei kleineren Trägern – und das ist die Mehrheit bei "Demokratie leben!" – sind dann alle Mitarbeitenden gefragt. Wir können da Hilfestellung bieten, in Form von Publikationen oder beim Thema Wissensmanagement. Im Sommer 2025 startet unser Angebot der FSQ-Fachberatung, wo wir gerade zu diesen Themen direkt beraten.
Magazin: Welche Herausforderung musste eigentlich Ihr Projektteam meistern?
Felix Schmitt: Für uns war es der kurze planerische Vorlauf, wodurch sich ein schrittweiser Aufbau des Projektteams ergeben hat. Und die unsichere Haushaltslage und auch die politisch angespannte gesellschaftliche Debatte hat uns nicht kaltgelassen.
Eva Bengert: Eine weitere Herausforderung ist es, mit den Projektteams in den Erstkontakt zu kommen, unter anderem für unsere Bedarfsumfrage. Wenn wir beispielsweise nur mit ganz allgemeinen E-Mail-Adressen arbeiten, kann es zu Verzögerungen kommen. Klar ist: Wir sind für die Entwicklung passender Angebote auf die Rückmeldungen unserer Zielgruppen angewiesen. Für eine Vielzahl unterschiedlicher Teams in Non-Profit-Organisationen gewinnbringende Beratungs- und Bildungsformate zu entwickeln, ist gar nicht so einfach, macht uns aber große Freude.
Magazin: Wie werden Sie künftig die unterschiedlichen Projektteams im Bundesprogramm "Demokratie leben!" unterstützen?
Eva Bengert: Im April startet unser Angebot "Superversion und Coaching", umgesetzt durch 34 Expertinnen und Experten. Innovationsprojekte, Kooperationsverbünde und Fachorganisationen der bundeszentralen Infrastruktur können uns über ein Online-Interessensformular ihren Bedarf melden. In kurzen Klärungsgesprächen eruieren wir gemeinsam das weitere Vorgehen. Ab Mai wird es auch Online-Sprechstunden geben – vier Stück sind geplant. Aktuell zeichnet sich durch die Bedarfsumfrage als Schwerpunkt die Zielgruppenerreichung ab. Ab Juni kommt dann die Initialberatung Qualitätsentwicklung hinzu, die ist spezifisch für die Projekte der bundeszentralen Infrastruktur.
Felix Schmitt: Ich kann noch drei Punkte ergänzen, denn ab dem Jahr 2026 wird es zusätzlich zu "Superversion und Coaching" das Format "Mediation" geben. Ein Mediator oder eine Mediatorin agiert hier bei Konflikten, zum Beispiel zwischen Projektmitarbeitenden. Zudem bieten wir dann auch mehrtägige Fortbildungen im Bereich des Projekt- und Qualitätsmanagements an.
Und noch ein Teaser für dieses Jahr: Es wird zwei Workshops mit integriertem Coachingangebot geben, das durch die Workshopleitung umgesetzt wird. So kann das Erlernte direkt in die Projektpraxis überführt werden.
Über die Fachstelle Qualität
Die Fachstelle Qualität (FSQ) ist ein Sondervorhaben der gsub mbH. In der 3. Förderperiode des Bundesprogramms "Demokratie leben!" unterstützt das FSQ-Team die Akteurinnen und Akteure in den Programmbereichen "Entwicklung einer bundeszentralen Infrastruktur" und "Innovationsprojekte".
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Veröffentlicht im April 2025
Rubrik
Methoden und Arbeitshilfen