Projekte konstruktiv und gewinnbringend abschließen

Wer in einem zeitlich begrenzten Projekt arbeitet, sieht sich irgendwann dem Projektabschluss gegenüber – das birgt Herausforderungen. Die Zeitressourcen sind knapp, die letzten Dokumentationen noch nicht fertig und einige Personen aus dem Team bereits auf dem beruflichen Sprung. Dabei richten sich die nächsten Projektideen schon in die Zukunft, was letztlich zu einer Belastung für den Arbeitsalltag werden kann. Wie können Projekte konstruktiv abgeschlossen werden? Dieser Frage widmet sich das Team der ProjekteWerkstatt für Qualitätsprozesse (PWQ).

Die ProjekteWerkstatt ist ein Begleitprojekt von "Demokratie leben!" mit Bildungs- und Beratungsformaten rund um die Projektgestaltung für die Programmpartnerinnen und -partner in den Handlungsbereichen Bund und Modellprojekte. Mit dem Ende der zweiten Förderperiode des Bundesprogramms tritt nun der Projektabschluss in den Vordergrund. Elena Peckhaus und Felix Schmitt aus dem Projektteam sprechen von drei Dimensionen des Projektabschlusses.

• Formale Dimension: Die Vorgaben der Fördergebenden müssen unter anderem geprüft und Abschlussberichte erstellt werden.  

• Inhaltliche Dimension: Es werden Ergebnisse dokumentiert, Auswertungen besprochen und die Übertragung beziehungsweise der Transfer in verschiedene Strukturen vorgenommen.

• Soziale Dimension: Auch für die Menschen im Team ist der Abschluss wichtig und eine kleine oder größere Feier kann das Projekt emotional rahmen. Die soziale Dimension umfasst auch Aspekte der Zusammenarbeit, sozialer Sicherheit wie dem Beschäftigungverhältnis oder des finanziellen Auskommens sowie den emotionalen Projektabschluss.  

Das Team der ProjekteWerkstatt schaut in ihren Beratungsgesprächen auf die drei Dimensionen des Projektabschlusses. "Im Grunde gibt es aber einen Kreislauf von verschiedenen Phasen im Projektmanagement", sagt Felix Schmitt. "In diesem Kreislauf bildet der Projektabschluss auch die vorherige Phase der Projektumsetzung ab." Es geht schließlich darum, zu fragen: Was ist offengeblieben? Was können Folgeprojekte sein? Wie können Projektergebnisse weiterverwendet werden?

Der Projektabschluss kommt oft überraschend

"Es ist eigentlich nicht möglich, den Projektabschluss getrennt von den anderen Projektphasen zu sehen", ergänzt Elena Peckhaus ihren Kollegen. "Es sollte alles ineinandergreifen, so dass schon bei der Projektplanung mitgedacht wird, wie erfolgreich oder auch herausfordernd der Projektabschluss sein wird." Natürlich gibt es Situationen durch die der Projektabschluss ein Team schließlich doch überrascht. Die Gründe sind unterschiedlich, zum Beispiel durch Personalwechsel oder einer Umstrukturierung des Projekts. "Wir sehen Lösungen darin, Arbeitspakete zu formulieren und eine Strategie zu entwickeln, in der Fristen und Termine enthalten sind." Formale Aspekte sollten hierbei ebenfalls abgesprochen werden, um klare Rollen und Aufgaben zu verteilen. Letztlich geht es auch darum, Wissenslücken transparent zu machen.

"Es ist wichtig zu erwähnen: Wenn sich Projektteams nicht gut vorbereitet fühlen und sozusagen vom Projektabschluss überrascht werden, ist das eigentlich normal", so Felix Schmitt. Um trotzdem einen erfolgreichen Abschluss umzusetzen, sind Anpassungen an den ursprünglichen Projektplan nötig, der vielleicht Kürzungen in Absprachen mit Interessensgruppen, Fördermittelgebern oder weiteren Projektpartnerinnen und -partnern beinhaltet. "Das Ergebnis ist vielleicht ein bisschen kleiner, aber dann reflektiert und gut abgeschlossen. Und so bleibt nicht das Gefühl des Misserfolgs oder des Nicht-Erreichten übrig", führt er weiter aus.

Sich der Erfolge bewusst werden

Was hilfreich sein kann, ist außerdem ein Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteams. "Denn durch den Austausch wird darauf geschaut, was bisher alles erreicht wurde und ein Fokus legt sich auf die Erfolge als Team", sagt Elena Peckhaus. Ein weiterer Fokus für den Projektabschluss richtet sich auf die wichtigen Interessensgruppen. "Das ist deshalb sinnvoll, um sich klar zu machen, welche Personen sind noch an Board zu holen? Welche Ressourcen zu sichten und zu reaktivieren?", ergänzt Felix Schmitt. Manchmal beinhaltet das nur eine Danksagung für die Zusammenarbeit, aber vielleicht werden auch Projektergebnisse übermittelt und gemeinsam präsentiert.

Doppelbelastungen im Arbeitsalltag

Eine Herausforderung für viele Projektteams stellt eine Doppelbelastung dar. Sie befinden sich noch mitten im Projekt und ihrer routinierten Arbeit, müssen aber gleichzeitig das Projektende und ein mögliches Folgeprojekt vorbereiten: "Das ist eine heterogene Situation, wir haben einerseits Projektteams in Festanstellung, die sich dadurch in einer sicheren beruflichen Situation befinden, in der vielleicht das Druckempfinden weniger stark ausgeprägt ist", so Felix Schmitt. "Andererseits gibt es die Situation in der klar ist, der Arbeitsvertrag endet. Da ist möglicherweise die Zukunft unsicher, wodurch andere Aspekte in der sozialen Dimension von Bedeutung sind."

Mit Wissensmanagement zum Projektabschluss

Für den konstruktiven Projektabschluss gewinnt das Wissensmanagement an Bedeutung, "denn das ist keine bloße Dokumentenablage", so Elena Peckhaus. Um bestimmte Abläufe zu strukturieren, können Handlungsleitfäden und Good-Practice-Dokumentationen helfen. "Das geht ganz einfach in Tabellenform: Was ist eigentlich zu welcher Projektphase passiert? Wie sind wir damit umgegangen? Was sind unsere Erkenntnisse und Erfolge?" Wenn diese Fragen verschriftlich werden, wissen zudem Personen, die nicht dabei waren, wie mit bestimmten Herausforderungen umgegangen wurde.

"Wichtig ist, dass die einzelnen Projekte eine für sie gangbare Lösung finden", sagt Felix Schmitt. "Womit wir gern in Workshops arbeiten, sind beispielsweise Whiteboards, weil diese Überlegungen und Strategien visualisieren können." Diese Whiteboards gibt es auch in digitalen Formaten, die die Metaplanwand auf Papier ersetzen und ein flexibles Arbeiten ermöglichen. Darauf werden nicht nur Erfolge, Herausforderungen oder Termine festgehalten, sondern auch gleich die zukünftigen Projektideen, die sich aus den bisherigen Projektergebnissen ableiten können.

Das Team unterstützt

Um Gespräche zum Projektabschluss zu fördern, bietet die ProjekteWerkstatt für Qualitätsprozesse eine fokussierte Fachberatung zum Thema an, die bis zu vier Sessions je zwei Stunden umfasst. In dieser dreht sich alles um die drei Dimensionen des Projektabschlusses. Hingegen wird im Retrospektiv-Workshop ein moderierter Reflexionsprozess gestartet. Für dieses Format gibt es darüber hinaus eine zweistündige digitale Veranstaltung zum Kennenlernen. Wer sich zudem mehr interessiert, kann sich in kurzen Publikationen und Arbeitshilfen weiter informieren. "Wir geben eine Übersicht: Was ist möglich? Was gibt es? Was wird vielleicht von anderen Teams gerade erprobt und genutzt?", so Felix Schmitt. 

Veröffentlicht im Juni 2024